قام قسم المخازن والعهد بتطبيق وتشغيل برنامج الأمين لإدارة المخازن في كليات وإدارات جامعة حلوان، بهدف توحيد النظام الإلكتروني لمتابعة حركة العهد والمستلزمات. وقد ساهم هذا البرنامج في تحسين كفاءة إدارة الموارد المخزنية وسرعة استخراج التقارير والدورات المستندية بشكل دقيق ومنظم.

تم تحسين عملية الجرد السنوي للمخازن عبر ربطها بالنظام الإلكتروني، مما أتاح متابعة دقيقة لمطابقة السجلات الإلكترونية مع الواقع الفعلي في المخازن. وساهم ذلك في تقليل الأخطاء البشرية وضمان دقة البيانات في نهاية كل عام مالي.

نظم قسم اللبرمجة برامج تدريبية متخصصة لجميع العاملين بالمخازن في كليات الجامعة، لرفع كفاءتهم في استخدام برنامج الأمين وإدارة العمليات المخزنية إلكترونيًا. كما يتم تقديم دعم فني مستمر لضمان التشغيل السلس للنظام ومعالجة أي مشكلات فنية فورًا.

أسهم تطبيق نظام إلكتروني موحد في خفض معدلات الفاقد وتحسين الرقابة على المخزون، حيث أصبح بالإمكان تتبع حركة الأصناف والعهد في كل مرحلة من مراحل التخزين والصرف، مما يعزز كفاءة إدارة الموارد داخل الجامعة.

عمل القسم بمركز الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات على إنشاء قاعدة بيانات مركزية موحدة تشمل جميع المخازن والعهد الخاصة بالكليات والإدارات المختلفة. يتيح هذا النظام متابعة دقيقة للمخزون في الوقت الفعلي، ويمنع التكرار أو الازدواجية في البيانات، مما يسهم في تحقيق الشفافية والانضباط الإداري في إدارة العهد.

من خلال توظيف برنامج الأمين وربطه بقاعدة بيانات مركزية، ساهم القسم بفاعلية في تحقيق أهداف التحول الرقمي بجامعة حلوان، ليصبح نموذجًا يحتذى به في أتمتة العمليات المخزنية، وتطبيق أفضل الممارسات الإدارية في حفظ وتنظيم العهد والمستلزمات الجامعية.